Panduan Menulis Standard Operating Procedure (SOP)

بسم الله الرحن الرحيم

Assalamu’alaikum.

SOP (atau Prosedur Operasi Standard) adalah dokumen yang menerangkan setiap operasi rutin dalam sesebuah organisasi serta langkah-langkah yang perlu diambil untuk menjalankan operasi tersebut.

Kenapa Anda Perlu Ada SOP

SOP dapat:

  1. Mengekalkan kualiti dan konsistensi produk
  2. Memudahkan usaha melatih pekerja baharu
  3. Meningkatkan efisiensi

Pada dasarnya dokumen SOP perlu menjawab persoalan-persoalan berikut:

  1. Apakah operasi yang perlu dijalankan?
  2. Siapakah yang terlibat dalam operasi tersebut?
  3. Bilakah operasi tersebut perlu dijalankan?
    1. Berkala – contohnya “sekali setiap bulan, pada minggu pertama…”.
    2. Reaktif – contohnya “jika pelajar tidak hadir, anda perlu memaklumkan perkara tersebut kepada admin pada hari yang sama”.
  4. Apakah langkah-langkah yang perlu diambil untuk menjalankan operasi tersebut?
    1. Pastikan ada cara untuk memantau perlaksanaan SOP, contohnya dengan menyediakan borang yang perlu diisi oleh pelaksana operasi tersebut.

Struktur SOP

Berikut adalah cadangan struktur sebuah dokumen SOP:

  1. Tajuk – menerangkan SOP tersebut secara umum. Contoh: Pendaftaran Pelajar Baharu.
  2. Tujuan – penerangan tentang SOP tersebut supaya pembaca dapat menentukan kerelevanan dokumen tersebut, sebelum terus membaca.
  3. Prosedur – langkah-langkah yang perlu diambil.

Tips

Gunakan gaya penulisan yang mudah difahami. SOP tersebut perlu difahami oleh pekerja baharu.

Pastikan setiap singkatan yang anda gunakan (seperti SOP) diterangkan dengan baik. 

Sertakan video atau gambar-gambar berkaitan, seperti screenshot, untuk menerangkan sesuatu prosedur.

Gunakan aplikasi cloud seperti Google Docs untuk menulis dan menyimpan SOP supaya mudah dicapai dan dikongsikan.

Jalankan semakan terhadap SOP sekurang-kurangnya setahun sekali untuk mengambil kira perubahan serta menambah baik proses kerja sedia ada.

Dapatkan maklum balas daripada pelaksana SOP. Pastikan setiap langkah dalam prosedur tersebut sesuai dengan keadaan sebenar, mudah difahami dan dapat dilaksanakan dengan baik.


[Contoh] SOP: Pengajaran Sesi Kelas

Tujuan

SOP ini menerangkan proses yang perlu diambil oleh Tenaga Pengajar (TP) pada setiap sesi kelas. Prosedur ini wajib dilaksanakan supaya pembayaran elaun dapat dibuat dengan lancar.

Prosedur

  1. Login ke Mudeer melalui link berikut: https://app.mudeer.my/
  2. Gunakan emel, serta No. Kad Pengenalan anda sebagai kata laluan untuk log masuk.
  3. Sila pilih kelas yang anda ingin ajar pada ketika itu.
  4. Klik pada butang “Start Session” di bahagian atas kanan laman untuk merekodkan permulaan kelas.
  5. Sila masukkan laporan pengajaran di ruangan “Notes”, jika ada.
  6. Setelah anda selesai sesi tersebut, sila klik pada butang “End Session” untuk merekodkan tamatnya kelas.

Leave a Reply