Panduan Menulis Standard Operating Procedure (SOP)

بسم الله الرحن الرحيم

Assalamu’alaikum.

“Ustaz dah buat laporan pengajaran untuk kelas minggu lepas?”, anda tanya kepada pengajar baharu kelas Iqra.

Ustaz terdiam seketika. “Maaf, apa tu? Macam mana nak buat laporan pengajaran?”, ustaz tertanya.

Anda baru sahaja terangkan bagaimana untuk menyediakan laporan pengajaran kepada pengajar lain, kena terangkan semula kepada pengajar baharu.

Itulah kepentingan menyediakan SOP, terutama sekali apabila anda semakin berkembang. Bila dah ramai guru lagi tak sempat nak terangkan berulang-ulang kali.

SOP (atau Prosedur Operasi Standard) adalah dokumen yang menerangkan setiap operasi rutin dalam sesebuah organisasi serta langkah-langkah yang perlu diambil untuk menjalankan operasi tersebut.

Kenapa Anda Perlu Ada SOP

Mengekalkan Kualiti dan Konsistensi Produk

Pastikan pengalaman semua pelanggan anda hampir sama. Adakah anda suka pergi ke restoran di mana hari ini sedap, esok tak sedap? Tak konsisten.

Memudahkan Usaha Melatih Pekerja Baharu

Anda tak perlu menerangkan proses kerja berulang kali kepada pengajar. Dokumen SOP pengajaran boleh dijadikan rujukan semua pengajar.

Meningkatkan Efisiensi

Team anda boleh bergerak dengan lebih cepat dan efisien kerana setiap orang jelas tentang tugas masing-masing. Proses menulis dan menjelaskan proses kerja juga boleh membuka peluang kepada penambahbaikan proses kerja sedia ada.

Apa Yang Perlu Ada Dalam SOP?

Pada dasarnya dokumen SOP perlu menjawab persoalan-persoalan berikut:

  1. Apakah operasi yang perlu dijalankan?
  2. Siapakah yang terlibat dalam operasi tersebut?
  3. Bilakah operasi tersebut perlu dijalankan?
    1. Berkala – contohnya “sekali setiap bulan, pada minggu pertama…”.
    2. Reaktif – contohnya “jika pelajar tidak hadir, anda perlu memaklumkan perkara tersebut kepada admin pada hari yang sama”.
  4. Apakah langkah-langkah yang perlu diambil untuk menjalankan operasi tersebut?
    1. Pastikan ada cara untuk memantau perlaksanaan SOP, contohnya dengan menyediakan borang yang perlu diisi oleh pelaksana operasi tersebut.

Struktur SOP

Anda boleh gunakan struktur berikut untuk dokumen SOP anda:

  1. Tajuk – menerangkan SOP tersebut secara umum. Contoh: Pendaftaran Pelajar Baharu.
  2. Tujuan – penerangan tentang SOP tersebut supaya pembaca dapat menentukan kerelevanan dokumen tersebut, sebelum terus membaca.
  3. Prosedur – langkah-langkah yang perlu diambil.

Tips

Gunakan gaya penulisan yang mudah difahami. SOP tersebut perlu difahami oleh pekerja baharu.

Pastikan setiap singkatan yang anda gunakan (seperti SOP) diterangkan dengan baik. 

Sertakan video atau gambar-gambar berkaitan, seperti screenshot, untuk menerangkan sesuatu prosedur.

Gunakan aplikasi cloud seperti Google Docs untuk menulis dan menyimpan SOP supaya mudah dicapai dan dikongsikan.

Jalankan semakan terhadap SOP sekurang-kurangnya setahun sekali untuk mengambil kira perubahan serta menambah baik proses kerja sedia ada.

Dapatkan maklum balas daripada pelaksana SOP. Pastikan setiap langkah dalam prosedur tersebut sesuai dengan keadaan sebenar, mudah difahami dan dapat dilaksanakan dengan baik.

[Contoh] SOP: Pengajaran Sesi Kelas

Tujuan

SOP ini menerangkan proses yang perlu diambil oleh Tenaga Pengajar (TP) pada setiap sesi kelas. Prosedur ini wajib dilaksanakan supaya pembayaran elaun dapat dibuat dengan lancar.

Prosedur

  1. Login ke Mudeer melalui link berikut: https://app.mudeer.my/
  2. Gunakan emel, serta No. Kad Pengenalan anda sebagai kata laluan untuk log masuk.
  3. Sila pilih kelas yang anda ingin ajar pada ketika itu.
  4. Klik pada butang “Start Session” di bahagian atas kanan laman untuk merekodkan permulaan kelas.
  5. Sila masukkan laporan pengajaran di ruangan “Notes”, jika ada.
  6. Setelah anda selesai sesi tersebut, sila klik pada butang “End Session” untuk merekodkan tamatnya kelas.

Ini adalah contoh yang mudah. SOP anda mungkin lebih rumit.

📢 Perlu Bantuan Merangka SOP?

Jika anda memerlukan bantuan untuk menyediakan SOP, kami menawarkan bengkel penyediaan SOP khas untuk pusat pengajian anda.

Dalam bengkel tersebut kami akan membantu anda dan team draf SOP proses-proses kerja anda.

Hubungi http://wa.me/60192539805 untuk menempah slot.

Leave a Reply