Cara Kurangkan Beban Kerja dengan SOP

Antara perkara pertama saya belajar buat semasa memulakan bisnes adalah melatih staf lain, Ahmad (bukan nama sebenar), untuk mengambil alih kerja-kerja berulang saya.

Langkah-langkah yang saya ambil sedikit berbeza dengan apa yang saya belajar semasa tu. Saya tambah satu lagi langkah yang banyak mengurangkan beban kerja saya.

Ringkasan Langkah:

  1. Tulis SOP sambil buat kerja tersebut.
  2. Serahkan SOP kepada staf bila kerja tersebut perlu dibuat.
  3. Biar staf sendiri tambah baik dan kemaskini SOP.

Mula-mula, setiap tugasan yang saya terima, saya akan tulis panduan dalam Google Docs sambil saya buat. Saya senaraikan langkah-langkah yang saya ambil berserta screenshot dan rajah-rajah yang berkaitan. Kemudian apabila saya terima tugasan yang sama (atau yang lebih kurang) saya serahkan kepada Ahmad.

Biasanya Ahmad akan bertanya tentang panduan yang saya tulis. Kadang-kadang saya terlupa masukkan langkah, atau ada ayat yang tak jelas. Langkah seterusnya sangat penting.

Saya tak akan betulkan panduan tersebut. Tapi saya akan minta Ahmad untuk betulkan sendiri dokumen tersebut mengikut pemahaman dia. Kadang-kadang dia akan mencadangkan penambahbaikan pun.

Dan sebab saya libatkan Ahmad dalam proses tersebut, dia lebih bersemangat. Kami berjaya tambah baik banyak proses kerja sedia ada.

Sekarang ni, Ahmad akan bawa isu baru yang dia tak dapat selesaikan sahaja dan kami akan bincang langkah-langkah untuk atasi. Kemudian Ahmad akan tulis SOP berkenaan dalam Google Docs.

Ingat: Setiap orang perlukan masa untuk faham dan belajar tugasan baru. Mungkin kena ulang beberapa kali. Ambil peluang ni untuk tambah baik SOP.

Bonus: Beberapa perkara yang boleh anda masukkan dalam SOP.

Harap membantu.

BarakAllah feekum.

Leave a Reply