Antara buku pertama saya baca yang mempengaruhi saya untuk memulakan perjalanan sebagai usahawan adalah The 4-Hour Workweek oleh Tim Ferris. Dalam buku tersebut, penulis menyarankan supaya kerja-kerja harian diberikan kepada orang lain supaya kita ada masa untuk tumpu kepada perkara lain.
Selepas membaca buku tersebut saya berjaya dokumenkan SOP untuk kerja-kerja saya di pejabat. Kesannya, saya mula menyiapkan kerja dengan lebih cepat sehingga ada masa terluang untuk saya fokus pada perkara lain.
Tapi saya tak buat sekali gus semua proses kerja. Setiap kali ada kerja yang perlu dibuat, saya akan dokumenkan sekali sambil buat. Mula-mula memang liat, rasa macam tambah kerja. Tapi bila dah ada momentum, kita nampak hasil dia, proses dokumenkan kerja-kerja lain menjadi lebih mudah.
Saya tulis setiap proses kerja dalam satu Google Doc tersendiri, dalam bentuk panduan: langkah-langkah yang diambil berserta screenshot, bila perlu. Kemudian saya kongsikan dengan rakan sekerja bawah saya dalam satu folder Google Drive.
Dokumen-dokumen tersebut menjadi rujukan kami di pejabat. Kami sama-sama kemaskini dokumen berkenaan setiap kali ada perubahan atau penambahbaikan proses kerja.
Kalau kebetulan kami berdua bercuti pada masa yang sama, staf lain yang menggantikan kami akan merujuk panduan yang telah disediakan.
Lama-kelamaan, rakan sekerja bawah saya dapat melaksanakan kebanyakan kerja-kerja harian dengan cepat, tanpa bantuan saya. Alhamdulillah, saya pun dapat berlepas tangan daripada banyak kerja-kerja harian di pejabat.
Tiba-tiba saya lebih banyak masa lapang. Tahap stress kerja pun berkurang dan saya dapat menguruskan masa dengan lebih baik. Saya perasan saya lebih produktif. Lebih banyak kerja yang dapat saya selesaikan dalam sehari.
Pengajaran
- Rajin-rajinkan diri dokumenkan SOP, walaupun kita masih seorang.
- Elakkan daripada mencuba untuk terus membuat semua sekali gus. Nanti mudah putus asa. Pelan-pelan kayuh.
- Mulakan dengan proses-proses kerja yang dah tetap dan tidak berubah-ubah.
- Dokumenkan kerja sambil membuat.
- Kongsikan dokumen SOP dengan orang-orang yang terlibat dan pastikan ia dijadikan rujukan. Bukan sebagai hiasan sahaja.
- Kemaskini dokumen SOP dari semasa ke semasa. Ambil peluang untuk tambah baik proses kerja sedia ada.
- Dapatkan juga maklum balas, cadangan dan idea daripada orang lain yang melaksanakan SOP tersebut.
Harap membantu 😊